Comunicare da leader è un'abilità che può essere affinata grazie alla pratica costante e pianificando in anticipo il proprio intervento. Abbiamo approfondito questo aspetto nella nostra recente masterclass online intitolata "Communicate and Present like a Successful Leader", condotta dalla dott.ssa Evangelia Baralou. Docente senior di studi organizzativi presso la Open University del Regno Unito e direttrice accademica del Master in Gestione turistica presso ALBA Graduate Business School,  Evangelia Baralou condivide con noi le idee chiave su come deve essere una presentazione professionale, e su quali sono gli aspetti da evitare nella comunicazione da leader. Leggi questo articolo per cogliere i punti salienti del webinar o guarda la registrazione dell’evento (in inglese) facendo clic sul link di seguito.

Le capacità comunicative sono molto ricercate dai datori di lavoro del settore alberghiero. Secondo Evangelia, le doti comunicative prendono spesso il sopravvento rispetto alle competenze tecniche quando si tratta di assumere personale nel settore alberghiero. E non sono solo i dipendenti di hotel e ristoranti ad averne bisogno: manager e dirigenti del settore turismo, viaggi e tempo libero devono essere persuasivi ed essere visti come dei leader (risorsa in inglese) dal proprio pubblico. Con l’avvento delle videoconferenze e della collaborazione virtuale, per comunicare efficacemente è importante avere anche competenze di presentazione. Prima di approfondire i contenuti del webinar, vediamo cosa significa saper comunicare da leader.

Cosa si intende per capacità comunicative da leader?

Con competenze comunicative ci riferiamo alla capacità di dare e ricevere informazioni. Una comunicazione efficace è la capacità di fornire e ricevere informazioni in modo chiaro e conciso. Essere in grado di comunicare come un leader è una parte indispensabile della vita di tutti i giorni, soprattutto quando ci si iscrive a un’offerta di lavoro, si tiene una formazione per il personale o ci si prepara per un colloquio nel settore alberghiero.

E non si tratta esclusivamente di dare informazioni, orali o scritte che siano, ma anche di saper ascoltare, osservare ed empatizzare con il proprio pubblico. Inoltre, la comunicazione può avvenire sia di persona sia tramite canali digitali, quali telefoni e computer. Ed è qui che entrano in gioco le capacità di presentazione.

Saper presentare significa essere in grado di creare e trasmettere idee e informazioni in modo convincente attraverso diapositive, immagini, video e infografiche. È importante non solo ciò che si dice, ma anche come vengono strutturate le idee e come vengono trasmesse al pubblico.

Sviluppare buone capacità di presentazione (risorsa in inglese) è fondamentale, poiché questa forma di comunicazione sta diventando sempre più preziosa sul lavoro. Ad esempio, potresti dover presentare una relazione ai tuoi superiori, svolgere una seduta di formazione o spiegare l’andamento di un progetto ai vertici aziendali. Esporre brillantemente presentazioni di questo tipo può migliorare la tua posizione professionale e farti distinguere durante i colloqui. Ma è vero anche il contrario: una presentazione non all'altezza può dare meno autorevolezza alle tue argomentazioni e intaccare la tua credibilità sul lavoro.

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Come comunicare da leader: 6 consigli utili per presentazioni professionali

Segui questi suggerimenti per migliorare le tue capacità di comunicazione e di presentazione:

Concentrati sul pubblico

Un trucco utile per preparare una presentazione è quello di concentrarsi su ciò di cui il pubblico ha bisogno. La domanda fondamentale da porsi è: cosa si aspetta il pubblico dalla mia presentazione? Mettiti nei panni di chi ti ascolta e adatta i contenuti di conseguenza. Una presentazione non centrata sul pubblico rischia di alienare i partecipanti e di non raggiungere lo scopo prefissato.

Durante l’esposizione vera e propria, coinvolgi il pubblico e rendilo partecipe dell'attività. Ad esempio, cammina per la sala per coinvolgerlo maggiormente. Se trasmetti informazioni complesse, suddividile in parti più semplici che possano essere comprese da tutti. Se noti che il livello di concentrazione sta calando, trova il modo di attirare nuovamente l’attenzione.

Secondo Evangelia, ci sono diversi modi per riconquistare l'attenzione del pubblico. Ad esempio, puoi variare il tono della voce o utilizzare storie vere per creare un legame emotivo con chi ti ascolta. Puoi anche includere un po’ di umorismo nella presentazione, ma assicurati che sia appropriato per il gruppo di persone che hai davanti.

Suggerimento: hai difficoltà a mantenere il contatto visivo con il pubblico durante le presentazioni? Evangelia consiglia di non guardare negli occhi, ma puntare invece lo sguardo sulla fronte.

Crea una struttura per la presentazione

Il modo in cui strutturi la presentazione ne determinerà il successo o il fallimento. Secondo Evangelia, il lasso di tempo per fare una buona impressione sul pubblico è brevissimo. Una presentazione ben strutturata è la chiave di volta per conquistare l'attenzione dei presenti.

La prima diapositiva deve contenere il tuo nome, i tuoi dati di contatto e l'azienda di appartenenza. Usa la seconda diapositiva per delineare l'ordine del giorno o la struttura della presentazione, in modo che il pubblico sappia cosa aspettarsi. Le diapositive successive devono coprire il corpo principale della presentazione, mentre le diapositive conclusive ne conterranno i punti chiave.

Ogni diapositiva deve avere un titolo e deve seguire un filo logico dall'inizio alla fine. Se si introduce un nuovo punto, è necessario cambiare diapositiva. E poi, per rendere la presentazione più coinvolgente, usa tabelle, immagini e grafici.

Usa un layout semplice

Il segreto delle presentazioni professionali è la semplicità. Un layout semplice consente al pubblico di leggere il contenuto delle diapositive e di dedicare più tempo all'ascolto. Se si inseriscono troppe informazioni nelle diapositive, si ottiene il risultato opposto: il pubblico sarà troppo impegnato a leggere e non ascolterà quello che stai dicendo. Evangelia consiglia di applicare la regola del 6×6: utilizzare non più di sei punti elenco per diapositiva e non più di sei parole per riga.

Suggerimento: usa un colore chiaro per lo sfondo e un colore scuro per i caratteri. Se possibile, posizionati in fondo alla sala in cui presenterai per controllare che il testo sia leggibile ed, eventualmente, regola i caratteri di conseguenza.

Offri delle prove a sostegno delle tue affermazioni

Anche se la presentazione può contenere opinioni personali, è consigliabile non farvi troppo affidamento. Rendila più credibile esponendo le prove, ad esempio risultati di ricerche, statistiche e citazioni di fonti attendibili. Le prove sono particolarmente utili quando si vuole persuadere il pubblico, in quanto consentono di coinvolgerlo sul piano razionale.

Ad esempio, se vuoi convincere il consiglio di amministrazione ad adottare un nuovo modello di business, la tua opinione potrebbe non essere sufficiente, ma una presentazione basata su prove può fare al caso tuo. Secondo Evangelia, quante più sono le prove a supporto della tua tesi, più solida e convincente sarà la presentazione.

Suggerimento: prendi sempre in considerazione il contesto. Se la cultura aziendale è più informale, la tua presentazione può seguire l’esempio, e viceversa. Inoltre, adatta il tuo stile di comunicazione in base al pubblico e alla personalità.

Indica le tue fonti

È necessario citare sempre le prove fornite nella presentazione, altrimenti si corre il rischio di plagio, un fatto grave in ambito professionale. Esistono diversi modi per riportare le fonti. Se riprendi una frase parola per parola da un'altra fonte, indica l'autore, l'anno di pubblicazione e la pagina tra parentesi all'interno della diapositiva. Se, invece, parafrasi una fonte, indica semplicemente l'autore e l'anno.

Se usi immagini provenienti da fonti esterne, cita anche queste, anche se sono liberamente utilizzabili. Alla fine della presentazione, riporta tutti i dettagli delle fonti, compreso il titolo completo delle pubblicazioni citate. Questo dà maggiore credibilità alla presentazione e consente ai partecipanti di approfondire l'argomento.

La pratica rende perfetti

Le presentazioni possono essere un'esperienza snervante, soprattutto se è la tua prima volta o se si tratta di un argomento particolarmente tecnico. Una buona preparazione può aumentare la tua sicurezza di te e la tua padronanza dell'argomento. Prepararsi bene permette non solo di convincere il pubblico, ma anche di rispondere meglio alle eventuali domande.

In caso di nervosismo o stress prima di una presentazione, Evangelia offre i seguenti consigli: visita la sala in anticipo e studia lo spazio prima dell'arrivo del pubblico. Controlla l'attrezzatura e pianifica il modo in cui interagirai con i partecipanti. Fai delle prove davanti ad amici e colleghi per identificare le aree in cui migliorare. 

5 errori da evitare nelle presentazioni

Lavori nel settore alberghiero e vuoi comunicare da leader? Ecco 5 cose da non fare quando prepari una presentazione:

1. Non memorizzare il contenuto delle diapositive. Non cedere alla tentazione di memorizzare il contenuto o di leggere per intero le frasi delle diapositive. Così facendo rischi di annoiare il pubblico e di dimostrare una scarsa padronanza dell'argomento. Usa invece delle parole chiave per ricordare ciò che dovrai dire in ogni diapositiva.
2. No far vedere lo stress. Se noti un certo livello di stress, non farlo sapere al pubblico. E non iniziare l’esposizione scusandoti. Preparati bene e fai del tuo meglio. Dopo tutto, la presentazione non durerà per sempre.
3. Non rinviare troppo le risposte. È accettabile ammettere di non avere risposte immediate ad alcune domande del pubblico. Ma non abusare di questo stratagemma, poiché dimostra una scarsa conoscenza dell'argomento e una scarsa preparazione.
4. Non fare supposizioni. Evita di formulare supposizioni su un determinato argomento, anche se ci credi fermamente. Tieni presente che hai davanti a te un pubblico variegato e scegli con cura le parole da usare.
5. Non trasformare la presentazione in una polemica. È possibile che alcuni membri del pubblico la pensino diversamente da te, e va bene così. Resisti alla tentazione di difendere in modo eccessivo il tuo punto di vista, perché questo potrebbe portare a contro-argomentazioni e farti perdere il controllo della presentazione.

Uno dei maggiori vanti dell'industria del turismo è quello di offrire esperienze personalizzate (risorsa in inglese). Se stai cercando un lavoro o lavori già nel settore alberghiero, perfezionare la capacità di comunicare da leader può aiutarti a eccellere in questo campo. 

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