Tus primeros meses tras acceder al puesto de director de eventos serán todo un reto, aunque sin duda disfrutarás con tu trabajo. Deberás llevar a la práctica planes organizados al milímetro, negociar con proveedores nuevos y hacer realidad grandes ideas. Este puede ser uno de los puestos más gratificantes en la hostelería si eres un profesional dinámico y con iniciativa. 

Lograr que un evento en la hostelería sea todo un éxito requiere de una gran variedad de competencias y una dilatada experiencia. Comprobarás que a medida que planificas y llevas a cabo nuevos eventos, irás conociendo todos los entresijos de este puesto e incluso podrás aprender de tus errores. Aun así, existen una serie de cuestiones que debes poner en práctica lo antes posible para facilitarte la labor. 

Con el fin de hacerte la vida más fácil, hemos preparado una lista de prácticos consejos que te ayudarán a empezar con buen pie tu carrera en la dirección de eventos.

Comienza con las 6 preguntas básicas

Antes de empezar a planificar un evento que resulte inolvidable para tu cliente, deberías plantearte estas seis cuestiones esenciales:

• Quién - ¿Quiénes son las partes interesadas?
• Qué - ¿Qué tipo y tamaño de evento quieres organizar?
• Cuándo - ¿Cuándo tendrá lugar el evento (mes, día, hora)?
• Dónde - ¿Dónde tendrá lugar el evento (país, ciudad, lugar)?
• Por qué - ¿Por qué se celebra este evento? (¿Cuál es el objetivo del mismo?)
• Cómo - ¿Cómo vas a hacer realidad tu visión de este evento?

Si comienzas a planificar tu evento respondiendo a estas preguntas de forma exhaustiva, tendrás una idea clara de cómo avanzar. Las respuestas a estas preguntas te servirán de guía para no perder el rumbo al comenzar a preparar el evento. 

Empieza a planificar con la suficiente antelación

Si miras el calendario de eventos del año próximo, es posible que te sientas abrumado. Puedes pensar que es preferible centrarse únicamente en el evento más próximo e ignorar los más lejanos en el tiempo. Sin embargo, eso sería un error gravísimo porque el mejor aliado de un director de eventos es el tiempo adicional del que dispone. 

Esperar hasta el último minuto para ultimar todos los detalles de un evento aumenta las posibilidades de que olvides algo. O incluso peor, si esperas al último momento lo más probable es que tus proveedores y colaboradores preferidos no estén disponibles en la fecha del evento. 

Si se trata de un evento que ya has organizado con anterioridad, parte de la fase previa de planificación se podrá agilizar por lo que no necesitarás tanto tiempo. Pero en el caso de un evento totalmente nuevo, es preferible empezar a organizar los principales detalles entre cuatro y seis meses antes. Esto incluye la elección de una fecha, la reserva del lugar de celebración, la contratación de los proveedores, la organización del catering, el alquiler de los equipos y otras cuestiones esenciales. 

Conoce a tu público

Para planificar tu evento, es esencial que sepas quién es tu público objetivo. Cuando tengas claro quién es tu audiencia, podrás crear un evento centrado en sus preferencias e intereses. 

¿Quién sería tu invitado ideal? El contenido de tu evento estará sin duda influenciado por tu público objetivo. Esto incluye a los ponentes, los proveedores o el tipo de entretenimiento que escojas, así como el plan de marketing que desarrolles para promover tu evento. Por ello, es fundamental tener una idea clara de qué tipo de personas van a asistir. 

Aunque siempre es posible invitar a los participantes a un evento presencial, los eventos virtuales te permiten ampliar tu audiencia y aumentar tu alcance. Podrás dirigirte a posibles invitados que no pueden asistir físicamente pero sí pueden estar interesados en el concepto que quieres transmitir. 

Crear y utilizar un perfil de invitado potencial te ayudará a identificar las características de tu público ideal. Una vez hayas establecido esto, podrás ajustar tu planificación y estrategia de marketing en consecuencia. 

Establece un presupuesto y cúmplelo

Que un director de eventos tenga ambición creativa siempre es positivo. Sin embargo, donde más se pone a prueba esta creatividad es cuando existe un presupuesto al que ceñirse. Establecer un límite estricto de lo que es posible gastar te dará una idea clara de lo que puedes hacer en cada evento.

En las primeras fases, tendrás que establecer el coste estimado de la planificación y ejecución del evento. 

Dependiendo de dónde trabajes y cómo lo hagas, puede ocurrir que tengas un único presupuesto para cada evento. O también puede darse el caso de que seas el director de eventos de un hotel con un presupuesto anual para eventos que debas asignar a lo largo del año. 

Para no agotar tus fondos anuales en la primera mitad del año, es importante establecer un presupuesto razonable. Este debe incluir un resumen de todos los costes que contribuirán al resultado final. 

Para ayudarte a elaborar un presupuesto realista, intenta buscar los mejores precios para tus costes básicos como el lugar de celebración, el catering, los equipos y el personal que trabaje en el evento. Pide precios a dos o tres proveedores en tu zona y utiliza la información que te proporcionen para preparar tu presupuesto. 

La planificación de eventos es una de las carreras más gratificantes e interesantes del sector de la hostelería. Si eres una persona extrovertida y tienes buen ojo para los detalles, ¡consulta hoy mismo las ofertas de empleo en gestión de eventos disponibles en Hosco!