Una volta imparati i segreti del mestiere lavorando come coordinatore o coordinatrice di eventi, avrai maturato l’esperienza necessaria ad avanzare professionalmente. La pianificazione di eventi ti avrà sicuramente insegnato molto e avrà rappresentato per te sfide che non ti aspettavi. Hai imparato a pensare velocemente, a comunicare chiaramente e a prendere decisioni con sicurezza. Ora, è arrivato il momento di assumerti più responsabilità nel tuo nuovo ruolo di responsabile eventi.

 E avrai bisogno di tutte le competenze che avrai acquisito negli anni passati, perché la gestione di eventi è un lavoro costantemente sotto pressione. Ma può essere anche incredibilmente divertente.

Diamo un’occhiata a cosa ti servirà per trovare lavoro come event manager.

Cosa si intende per responsabile eventi?

Un responsabile eventi nel settore turistico e alberghiero, chiamato anche event manager, è una persona che organizza e mette in atto eventi per hotel, ristoranti o altre strutture ricettive. Alcuni stabilimenti assumono un responsabile eventi interno, mentre altri affidano questo compito a fornitori esterni.

Indipendentemente dal tipo di contratto, il lavoro degli event manager è più o meno lo stesso. L’obiettivo è organizzare eventi in grado di soddisfare le esigenze del cliente e di creare un guadagno per il locale. 

Poiché si tratta del ruolo più in alto di questo percorso professionale, significa che dovrai gestire anche un team di persone. Per avere davvero successo in questo ruolo, dovrai essere in grado di dare ordini con sicurezza.

Di cosa si occupa un responsabile eventi?

Si tratta del responsabile ultimo della buona riuscita dell’evento organizzato. Anche se non si occupa direttamente di prendere ogni decisione nel corso della pianificazione, è la persona a cui spetta l’approvazione finale. Se qualcosa va storto durante un evento, tutto ricade sulle spalle dell’event manager. Ciò significa che si tratta di un ruolo particolarmente sotto pressione e che richiede alte dosi di organizzazione e flessibilità. 

A seconda delle dimensioni dell’evento, potresti dover gestire un team di coordinatori, che ti aiuteranno a organizzare e mettere in atto il tutto seguendo la tua visione, e che avranno bisogno della tua guida.

Sarai tu a condurre la nave, e dovrai essere in grado di delegare i compiti con sicurezza. Se decidi di occuparti in prima persona di troppi compiti da svolgere, ti perderai nelle minuzie a discapito del quadro generale. Piuttosto, dovresti fidarti dei tuoi collaboratori e della loro capacità di prendere decisioni autonomamente. Questo li aiuterà a crescere professionalmente e renderà il tuo lavoro molto più semplice. 

I compiti di un responsabile eventi varieranno in base alla natura del singolo evento da organizzare. Ogni incarico è diverso dal precedente. Un matrimonio richiederà un approccio completamente diverso rispetto a una conferenza aziendale. 

Ecco un elenco di alcuni dei compiti più comuni: 

• Coordinare il trasporto dei partecipanti, degli artisti o dei VIP
• Negoziare i prezzi con i fornitori e con i locali
• Prevedere tutti i documenti necessari per i contratti
• Stipulare l’assicurazione per l’evento
• Tenere i contatti con tutte parti coinvolte
• Comunicare chiaramente e costantemente per evitare confusioni
• Collaborare con la persona incaricata del catering 

Questo elenco non è affatto esaustivo. Il mondo dell’organizzazione di eventi è incredibilmente dinamico e i compiti specifici variano costantemente.

Qual è il percorso professionale di un responsabile eventi?

Si tratta di uno dei ruoli più alti della carriera nell’organizzazione di eventi. Dopo aver trascorso da 1 a 3 anni come coordinatore o coordinatrice di eventi, avrai acquisito le competenze necessarie per diventare responsabile. Ma, oltre il lavoro di event manager, avrai diverse alternative a tua disposizione. 

Ad esempio, potresti iniziare in un locale di piccole dimensioni e poi passare a qualcosa di più grande. Fare esperienza con eventi su piccola scala ti consentirà di imparare e fare errori con un rischio minore. Dopo qualche anno, potrai decidere di lavorare per un locale molto più grande. Una volta acquisita esperienza con eventi su larga scala, potresti cercare lavoro come direttore o direttrice di conferenze.

Oppure, potresti decidere di avviare la tua attività di gestione di eventi. Questo ti consentirà di lavorare solo sui progetti che ti appassionano davvero. O, ancora, potresti cambiare completamente settore e lavorare nell’organizzazione di eventi sportivi o di festival musicali. Le feste da organizzare non mancano mai! 

Per quanto riguarda i requisiti del lavoro, dovresti essere in possesso di un titolo di studio in organizzazione di eventi, comunicazione o un campo analogo. Ma, se non hai un diploma di laurea, non sarà comunque impossibile farti strada partendo dal basso.

Una carriera nella gestione di eventi può essere incredibilmente gratificante se hai la giusta personalità. Se credi di avere tutte le carte in regola per pianificare e realizzare eventi grandiosi, visita Hosco e dai un’occhiata alle offerte di lavoro disponibili!