Il mondo dell’organizzazione di eventi è uno dei più dinamici di tutto il settore turistico e alberghiero. Catering, intrattenimento, attività... è innegabile quanto possano essere divertenti gli eventi per chi vi partecipa. E, al centro di tutto questo, troviamo l’umile coordinatore di eventi, che fa del suo meglio perché tutto vada secondo i piani.

Abbiamo già parlato di come diventare coordinatore o coordinatrice di eventi in ambito turistico e alberghiero. Tuttavia, gli aspetti da considerare per questo ruolo sono molti, e oggi vogliamo darti alcuni consigli da tenere presenti all’inizio del tuo nuovo lavoro nell’organizzazione di eventi.

Comunica in maniera efficiente ed efficace

Quando coordini un evento, sarai in contatto con molte persone diverse, ecco perché le doti comunicative sono molto importanti. 

Considerato che trascorrerai la maggior parte della tua giornata al telefono, dovrai riuscire ad andare al sodo in ogni conversazione. Dovrai sapere esattamente cosa vuoi comunicare ed essere in grado di fare le domande giuste per ottenere in cambio le risposte che ti servono. 

A seconda dell’evento in questione, dovrai collaborare con gli addetti al catering, i tecnici audio/video, il personale dedito all’intrattenimento, gli arredatori e molte altre persone. Dovrai muoverti tra tutti questi professionisti e adottare il giusto tono per fare in modo che siano tutti sulla stessa linea d’onda.

I vari addetti ai diversi ambiti potrebbero usare con te termini specifici e un gergo che non è facile da comprendere per chi non fa il loro mestiere. In questo caso, chiedi educatamente di spiegarti meglio.

Essere altamente organizzati è fondamentale

Si tratta della competenza trasversale più importante da avere se vuoi diventare un coordinatore o una coordinatrice di eventi di prim’ordine. 

L’organizzazione di eventi richiede una pianificazione meticolosa per far andare tutte le varie parti nella stessa direzione. Se non riesci a tenere sotto controllo il tuo calendario della settimana o impieghi ore a rispondere ai messaggi e alle domande, questo lavoro non fa per te.

Quando organizzi una riunione, dovresti fare un breve riepilogo alla fine di ogni discussione. Questo ti consentirà di ribadire i principali punti d’azione sia per te sia per gli altri partecipanti. Se è necessario approfondire ulteriormente, questo riepilogo sarà l’occasione per chiarire eventuali malintesi.

Dopo ogni riunione, dovresti prevedere un sistema per verbalizzare i principali punti salienti. Potrebbe essere un’agendina che userai poi per inviare email promemoria, oppure, se preferisci, un’app digitale.

Indipendentemente dal metodo prescelto, dovrai prendere appunti delle riunioni. Non dover fare leva solo sulla tua memoria ti sarà molto utile sia per il carico di lavoro attuale, sia per le riunioni future. In questo modo, eviterai di dimenticare preziosi dettagli.

 Se stai organizzando un evento su larga scala, con molte componenti in gioco, avrai bisogno di qualcosa di più dei semplici appunti.

 In questo caso, dovresti prendere in considerazione l’idea di usare un software di gestione dei progetti per aiutare tutti a visualizzare chiaramente i compiti da svolgere e le scadenze importanti. App come Trello o Asana sono gratuite, relativamente facili da usare e in grado di far risparmiare tempo prezioso.

Sii socievole e amichevole

Il ruolo di organizzatore di eventi richiede naturali doti da leader. Dovrai saper motivare i vari team coinvolti per spingerli a completare il proprio lavoro per tempo e a soddisfare la visione generale. Anche se il leader ultimo dell’intero gruppo è il responsabile degli eventi, è il coordinatore a fare gran parte del lavoro pesante.

 Per avere successo dal punto di vista della leadership, dovrai mostrare una personalità carismatica ed estroversa. È un lavoro che ti porterà spesso a parlare con altre persone, a spiegare loro di cosa hai bisogno, e convincerle a farlo nella maniera più veloce e più economica possibile.

 I fornitori e i collaboratori saranno molto più disposti a lavorare sodo per te se ti trovano una persona piacevole.

Ma essere diretti non vuol dire essere prepotenti o scortesi. Dovrai considerare i fornitori, gli artisti o gli addetti al catering tuoi collaboratori, piuttosto che subordinati. Se hai un pessimo atteggiamento o dimostri una mancanza di rispetto nelle riunioni e nelle discussioni, sarà difficile motivare gli altri a lavorare per raggiungere i tuoi obiettivi. 

Lavorare in armonia con i vari team ti aiuterà anche in futuro. Sono infatti le stesse persone e le stesse aziende con cui potresti lavorare in eventi successivi.

 Dovrai cercare di creare solide collaborazioni con tutte le parti coinvolte perché renderà l’organizzazione dei prossimi eventi molto più fluida.

 La vita di un coordinatore di eventi è dinamica, ad alta pressione ed estremamente divertente. Se credi di avere la personalità giusta per questo ruolo, dai un’occhiata alle offerte di lavoro disponibili su Hosco!