I tuoi primi mesi da responsabile eventi saranno senza dubbio tanto impegnativi quanto entusiasmanti. Ti troverai a dover elaborare e mettere in atto pianificazioni, a negoziare con nuovi fornitori, e avrai davanti a te grandi idee a cui dare vita. Per la persona giusta, dotata di una personalità dinamica, può essere uno dei lavori del settore turistico e alberghiero più gratificanti che ci siano.

Realizzare eventi di successo nel settore turistico e alberghiero richiede un ampio set di competenze e una vasta esperienza. La pianificazione e la gestione di eventi ti farà crescere molto a livello professionale, e di sicuro lungo la strada imparerai anche dai tuoi errori, ma esiste tutta una serie di pratiche che potrai adottare sin da subito per far sì che tutto vada liscio.

 Per semplificarti le cose, abbiamo creato un elenco di consigli utili, che ti aiuteranno a iniziare la tua carriera di responsabile eventi con il piede giusto!

Tutto parte da 6 semplici domande

Ancor prima di iniziare a pianificare un evento indimenticabile per il tuo cliente, dovrai rispondere a 6 domande fondamentali:

• Chi: chi sono le parti interessate?
• Cosa: che tipo di evento vuoi organizzare, e che dimensioni avrà?
• Quando: quando si svolgerà l’evento in questione (mese, giorno, ora)?
• Dove: dove si svolgerà l’evento (paese, città e location)?
• Perché: qual è il motivo (o lo scopo) dell’evento?
• Come: in che modo prevedi di realizzare la tua visione per l’evento?

Si tratta di domande di per sé semplici ma che, se poste nelle fasi iniziali del processo di pianificazione, ti chiariranno le idee su come agire. Le varie risposte saranno i paletti che ti guideranno lungo la strada giusta nei primi giorni dell’organizzazione.

Inizia a pianificare il prima possibile

La visione d’insieme del calendario di eventi per l’anno a venire potrebbe sembrarti un sovraccarico difficile da gestire. Di conseguenza, potresti decidere di concentrarti solo sull’evento direttamente davanti a te e ignorare ciò che ti aspetta lungo la strada. Ma questo sarebbe un grave errore, perché un largo anticipo è il migliore amico dei responsabili eventi.

Aspettare fino all’ultimo per definire i dettagli dell’evento aumenta le possibilità di dimenticare qualcosa. O, ancora peggio, potresti scoprire che i tuoi collaboratori e fornitori di fiducia non sono disponibili nella data prefissata. 

Se si tratta di un evento che hai già organizzato in passato, alcune delle fasi di pre-pianificazione potranno essere snellite e non ti porteranno via tanto tempo. Ma, per un evento del tutto nuovo, il momento migliore per iniziare a definire i minimi particolari è da quattro a sei mesi prima. Ciò significa scegliere la data, prenotare il luogo in cui si terrà e i fornitori, organizzare il catering, noleggiare le attrezzature e varie altre voci sulla lista di cose da fare.

Conosci il tuo pubblico

Per pianificare un evento, dovrai avere le idee chiare sul tipo di persona a cui è rivolto. Solo conoscendo davvero il pubblico di riferimento potrai creare un evento mirato alle sue preferenze e ai suoi interessi. 

Chi è l’ospite ideale? Il contenuto dell’evento sarà senza dubbio influenzato dal tuo pubblico di riferimento. Questo include relatori, fornitori o artisti da scegliere e la strategia di marketing da mettere in atto per promuovere l’evento. È fondamentale dunque avere chiaro in mente qual è il tipo di persone che parteciperà. 

Anche se di norma è sempre possibile invitare i partecipanti di persona, gli eventi virtuali ti consentiranno di ampliare il tuo pubblico e migliorare la portata generale. Sarai in grado di arrivare ai potenziali ospiti che non possono partecipare di persona, ma che potrebbero comunque essere interessati. 

Creare e usare profili-tipo dei partecipanti, reali e potenziali, ti aiuterà a identificare il tuo pubblico di riferimento. A questo punto, potrai modificare la pianificazione e la strategia di marketing per renderle più efficaci.

Definisci un budget e rispettalo

Per un responsabile eventi, avere ambizione è una cosa positiva. Ma la tua creatività sarà messa davvero alla prova solo quando dovrai attenerti necessariamente a un budget. Un limite massimo di spesa ti farà capire cosa sei capace di fare per un evento.

Nelle prime fasi, dovrai definire i costi stimati della pianificazione e dell’esecuzione dell’evento. 

A seconda del tuo luogo e della modalità di lavoro, potresti avere budget di volta in volta diversi per i vari eventi da organizzare. Ma, se lavori per un hotel, potresti avere un budget annuale complessivo, che dovrai man mano assegnare nel corso dell’anno. 

Per evitare di ritrovarti con i fondi esauriti già in primavera, è fondamentale creare budget ragionevoli, comprensivi di tutte le voci di spesa che contribuiscono al costo finale. 

Per creare budget quanto più realistici possibili, prova a guardarti intorno per sapere i prezzi di aspetti fondamentali quali locale, cibo, attrezzatura e staff per l’evento. Richiedi un preventivo a due-tre fornitori nella tua zona e usalo per definire una stima delle spese. 

L’organizzazione di eventi è una delle carriere professionali più gratificanti ed entusiasmanti all’interno del settore turistico e alberghiero. Se hai una personalità estroversa e una grande cura per i dettagli, visita Hosco e dai un’occhiata alle offerte di lavoro disponibili nell’organizzazione di eventi!