Jovanka Tomasevic sa che per essere responsabili eventi di successo bisogna lavorare sodo e superare le aspettative. Ha fatto carriera lavorando all’organizzazione di eventi e all’apertura di hotel a Dubai e Abu Dhabi. Ma poi è arrivata la pandemia da Covid-19, e l’industria degli eventi ha subito una battuta d’arresto.

Piuttosto che scoraggiarsi e restare ferma in attesa che tutto tornasse alla normalità, Jovanka ha deciso di rischiare. Ha visto un’opportunità per mettersi in proprio e vi si è buttata a capofitto. A febbraio 2021, ha creato la sua azienda, JT Events, e ha avuto un’agenda fitta sin da allora. 

In una recente intervista, ci ha raccontato la sua storia, per ispirare altri organizzatori di eventi curiosi di sapere cosa potrebbe riservare il futuro.

Puoi parlarci un po’ della tua carriera nel settore alberghiero e degli eventi?

Mi sono trasferita a Dubai nel 2003 e ho iniziato lavorare nella gestione delle vendite e degli eventi per l’hotel Burj Arab. Poi, sono passata a un’altra proprietà del gruppo per lavorare ad alcuni progetti incredibili, come feste aziendali e governative di fascia alta.

Dopo aver lavorato per circa sette anni in queste strutture, mi sono presa una pausa per diventare madre. Niente di estremo, si è trattato solo di qualche mese, ma è stato del tempo prezioso.  

Quando è arrivato il momento di tornare al lavoro, ho sentito il bisogno di una nuova sfida. Quello che volevo era aprire un hotel partendo da zero. Non mi ero mai occupata delle nuove aperture e mi sembrava una grande esperienza da fare.

A quel punto, sono stata assunta da Conrad Hotels per lavorare all’apertura della prima proprietà del gruppo negli Emirati Arabi Uniti. Sono entrata a far parte del team di pre-apertura, in cui mi occupavo di gestire l’intera preparazione per il reparto eventi e poi, una volta aperto l’hotel, di preparare e organizzare eventi. È stato un lavoro nuovo e molto interessante.

Poi, mi sono occupata dell’apertura di un altro hotel, chiamato Lapita. Ho adorato anche quell’esperienza e mi sono resa conto che mi piaceva lavorare alle nuove aperture di hotel. È un’impostazione molto diversa rispetto alla gestione del reparto eventi di un hotel già esistente. 

Le nuove aperture sono estremamente entusiasmanti ma anche molto impegnative. Ma, come qualsiasi altra cosa che faccio nella vita, io amo le sfide. Mi spingono ad andare avanti.

Qual è la differenza tra collaborare all’apertura di un hotel e lavorare per un hotel già operativo?

La differenza principale sta nel fatto che, quando lavori all’apertura o alla pre-apertura di un nuovo hotel, hai la flessibilità e la possibilità di influire su tantissime cose. Puoi partecipare davvero al processo di ideazione iniziale, ad aspetti quali la creazione degli spazi e l’acquisto delle attrezzature. Ad esempio, quando ho iniziato a lavorare per la proprietà di Conrad Hotel, non avevamo ancora gli uffici. Non c’erano né scrivanie né niente altro, e abbiamo dovuto iniziare da zero. 

Quindi, lavorare a una nuova apertura può essere molto impegnativo e dispendioso. Ma, allo stesso tempo, è incredibilmente gratificante, perché ti dà la possibilità di creare qualcosa partendo da zero. Si parte davvero dall’inizio, dall’assunzione di personale, dalla scelta delle attrezzature, dal creare un prodotto dal nulla. 

Lavorare per un hotel già operativo e con un reparto eventi già formato, invece, significa che al tuo arrivo troverai tutto già pronto e funzionante. Una nuova apertura è un lavoro completamente diverso. A seconda della proprietà, potrebbero essere necessari da sei mesi a un anno per pianificare e mettere in atto un lancio.  

Mettere su un reparto eventi è ben diverso dal lavorare come responsabile eventi in un contesto normale. I compiti e le responsabilità quotidiane sono completamente differenti. Si tratta di un lavoro molto più amministrativo rispetto alla giornata-tipo in un reparto eventi.

Dopo aver aperto gli hotel Conrad e Lapita, qual è stata la tua mossa seguente?

Una volta concluse quelle esperienze, mi è stata offerta l’opportunità di trasferirmi ad Abu Dhabi. Sono stata contattata da Emirates Palace Hotel per assumere il ruolo di direttrice del reparto eventi. 

L’offerta mi sembrava entusiasmante e molto allettante, ma all’inizio non ero del tutto sicura. Non a causa del ruolo in sé, ma più per l’aspetto personale delle cose. Sono una madre single e devo sempre destreggiarmi tra varie responsabilità contemporaneamente.

Ma lavorare per una struttura come quella era un sogno che diventava realtà. Quindi, dopo averci pensato a lungo, ho deciso di accettare l’offerta. 

Quella di trasferirmi ad Abu Dhabi e di lavorare per un hotel tanto emblematico è stata probabilmente una delle migliori decisioni della mia vita. Lì, ho trascorso due anni, in cui ho creato una squadra di lavoro e abbiamo organizzato degli eventi meravigliosi, sociali, internazionali e locali. È stato tutto incredibilmente gratificante e ha rappresentato un periodo molto bello della mia vita. Poi, è arrivato il 2020, e tutto è cambiato.

Com’è cambiato il tuo lavoro nell’organizzazione di eventi con l’arrivo della covid?

Beh, come il resto del mondo, naturalmente anche noi siamo stati colpiti dalla Covid. Abu Dhabi è riuscita a controllare un po’ meglio la diffusione e a gestire le cose, ma l’organizzazione di eventi negli hotel ha comunque subito una battuta di arresto. 

È stato allora che ho deciso di fare un passo abbastanza inconsueto e di avviare la mia attività di gestione di eventi. La gente mi diceva che ero pazza e che era troppo rischioso. Mi avevano avvertito che c’era poco lavoro, che anche alcune delle grandi aziende stavano chiudendo, e che non c’era niente da fare. 

Ma, nei cambiamenti che la Covid stava causando al settore dell’organizzazione di eventi, io avevo visto un’opportunità. Piuttosto che matrimoni di dimensioni enormi e compleanni festeggiati in un hotel con 500 invitati, ci si stava spostando verso eventi più intimi e in luoghi privati.

Mi sono accorta che c’era uno spazio nel mercato per questi eventi di lusso su piccola scala, e ho deciso che era su quello che volevo concentrare la mia nuova attività imprenditoriale. E, fino ad oggi, è andata più che bene.

Ma è stato anche estremamente impegnativo, in un modo molto diverso rispetto alla gestione degli eventi per un hotel. È la mia azienda, la mia creatura, e tutto ricade sulle mie spalle. Anche mio figlio mi ha detto: “mamma, da quando hai aperto la tua azienda, ho notato che lavori molto di più”.

Quando avvii la tua attività imprenditoriale, i confini tra vita e lavoro possono diventare un po’ sfocati. Ma credo di stare gestendo bene il tutto e ho tempo da dedicare sia a mio figlio sia alla mia creatura aziendale.  

Qual è il modo migliore per fare carriera nel settore dell’organizzazione di eventi?

Credo che tutto parta dalla voglia di superare sempre le aspettative. Credo che tutto debba partire dal voler cambiare davvero le cose e dal voler fare la differenza in tutto e per tutto. 

È necessario distinguersi. Non importa il lavoro in sé, si può essere camerieri, cuochi o addetti alla reception. Qualunque sia il ruolo svolto, bisogna puntare sempre a essere il migliore.

È questa la strada da percorrere. Chi punta a diventare responsabile dell’organizzazione di eventi dovrà impegnarsi al massimo e lavorare ogni giorno per essere il migliore sul lavoro.

Dovrà assicurarsi che tutto ciò che fa sia ai massimi livelli e abbia la massima qualità. E, per chi si occupa della gestione di eventi, l’obiettivo è essere conosciuto come il migliore in circolazione. Credo che, per avere successo e crescere professionalmente fino a diventare un giorno il capo di sé stessi o gestire la propria attività aziendale, sia importante conoscere davvero sia il settore sia il cliente. Bisogna mettersi sempre nei panni del cliente per comprendere le sue aspettative e superarle.

Bisogna andare sempre oltre. Credo che l’unico modo per fare carriera sia quello di superare sempre le aspettative. Sia quelle dei clienti, sia le proprie. Bisognerebbe puntare a fare sempre di meglio. 

Bisogna concentrarsi su ciò che si vuole raggiungere, ma anche lavorare sodo sul migliorarsi continuamente e cercare sempre di fare le cose meglio della volta precedente. È una cosa che richiede molto impegno e non ci sono scorciatoie o formule magiche. È un obiettivo che si raggiunge solo con il duro lavoro.

Qual è la parte più difficile dell’organizzazione di eventi?

Probabilmente, gestire le tempistiche. Gli intoppi lungo la strada sono moltissimi e, naturalmente, è nostro lavoro superarli. Ma, a volte, le tempistiche di alcuni elementi o di alcune procedure interferiscono con il lavoro e diventa difficile prevedere le cose in anticipo.

Che consiglio daresti a chi ha appena iniziato a lavorare nell’organizzazione di eventi? 

Vorrei dire che tutto arriva con il tempo e con l’esperienza. Non si può passare da una scuola alberghiera alla pianificazione di eventi su larga scala per un hotel 5 stelle nel giro di qualche mese.

Bisogna essere pazienti e sapere che, con il duro lavoro, con l’esperienza e con la passione per ciò che si fa, le opportunità arriveranno. Bisognerà tenere gli occhi aperti per saperle riconoscere.

Non sarei mai arrivata alla posizione in cui mi trovo oggi, con la mia azienda di organizzazione di eventi, se non mi fossi impegnata, non avessi imparato e non avessi fatto esperienza in questo campo. Ho sempre accettato le nuove sfide che mi si presentavano, e questo mi ha aiutato ad acquisire molta conoscenza. La maggior parte dei miei attuali clienti sono persone che ho conosciuto quando lavoravo nei vari hotel.

C’è un aspetto del settore che, a tuo avviso, andrebbe migliorato?

Una delle cose che sto notando in questo momento è che molte aziende hanno un problema di organico. Sono stati in molti, sia hotel sia fornitori, a dover ridimensionare le proprie operazioni con la covid. Oggi che la domanda di eventi è tornata alla normalità, se non addirittura cresciuta, la sfida principale sembra essere quella delle risorse umane. Trovare personale non è più facile come lo era prima della pandemia.

Ho appena ricevuto la risposta di un locale che ci ha messo un po’ a scrivermi. Si sono scusati per il ritardo e mi hanno detto che erano arrivati solo ora alla mia email perché erano a corto di personale. 

È facile vedere, a questo punto, che i problemi di organico riguardano procedure di ogni sorta, che molti non riescono neanche a realizzare.

Che tipo di istruzione o esperienza sono necessarie per questo ruolo?

Io mi sono laureata in un istituto alberghiero di Belgrado, con un titolo in gestione alberghiera, ma non ho mai lavorato come direttrice d’hotel. Una scuola alberghiera aiuta ad avere familiarità con il settore, ma è solo il punto di partenza. 

Credo che la cosa più importante che si possa avere è l’esperienza. Molti studenti appena usciti dalla scuola credono di essere pronti a conquistare il mondo con il loro primo lavoro. Ciò di cui non si rendono conto è che esistono moltissime cose che non conoscono ancora. 

Le esperienze di vita reale quando si lavora negli eventi insegnano molto più di una scuola. La teoria è fantastica, ma è necessario organizzare davvero gli eventi e fare errori da cui imparare.

Poi, si impara tantissimo dai colleghi che hanno più esperienza in questo campo. Loro hanno già imparato dagli errori che hanno commesso, ecco perché è importante osservarli da vicino e fare domande per assorbire quanta più saggezza possibile.

Perché lavorare nel settore ospitalità ed eventi è così entusiasmante?

Perché non ci si annoia mai e ogni evento è diverso dal precedente. Esiste sempre la possibilità di essere creativi e innovativi per migliorare e fare sempre di meglio. 

Se dovessi riassumere in una parola il tuo amore per l’organizzazione di eventi, quale useresti?

Passione!

Jovanka Tomasevic è l’esempio perfetto di quanto il duro lavoro e l’impegno per diventare responsabile degli eventi portino lontano. Se la sua storia ti ha ispirato a fare un passo avanti nella tua carriera, dai un’occhiata alle offerte di lavoro nell’organizzazione di eventi su Hosco.