Vos premiers mois en tant que manager événementiel seront aussi éprouvants qu'amusants. Vous aurez des projets ambitieux à mettre en œuvre, des négociations avec de nouveaux fournisseurs et de grandes idées à concrétiser. Il peut s'agir de l'un des emplois du secteur hôtelier les plus gratifiants pour les personnes dynamiques.

L'organisation d'un événement réussi dans le secteur de l'hôtellerie et de la restauration requiert un large éventail de compétences et d'expériences. Vous progresserez beaucoup en planifiant et en organisant des événements, puis en apprenant de vos erreurs, mais il existe certaines pratiques que vous pouvez commencer à utiliser dès maintenant pour que tout se passe plus facilement.

Pour vous aider dans ce processus, nous avons établi une liste de conseils utiles pour bien démarrer votre carrière de manager événementiel!

La méthode de questionnement

Avant de commencer à planifier un événement inoubliable pour votre client, il y a 5 questions que vous devez vous poser:

• Qui - Qui sont les intéressés et les parties prenantes?
• Quoi - Quel type/taille d'événement voulez-vous planifier?
• Quand - Quand l'événement aura-t-il lieu (mois, jour, heure)?
• Où - Où (pays, ville et lieu) l'événement aura-t-il lieu?
• Pourquoi - Pourquoi organisez-vous l'événement? (c.-à-d. quel est le motif de l'événement?)
• Comment - Comment allez-vous mettre en œuvre votre projet?

Si vous prenez le temps de commencer par répondre à ces questions, vous devriez avoir une idée claire des étapes à suivre. Les réponses à ces questions vous serviront de repères pour ne pas vous disperser au cours des premiers jours de planification.

Commencez la planification au plus tôt

Lorsque vous regardez votre calendrier des évènements pour l'année à venir, vous pouvez vous sentir submergé. Vous pouvez être tenté de vous concentrer uniquement sur l'événement en cours et d'ignorer ceux à venir. Cependant, ce serait une grave erreur car les délais supplémentaires sont les meilleurs amis du gestionnaire d'événements.

Attendre la dernière minute pour finaliser les détails de votre événement augmente vos chances d'oublier quelque chose. Ou, pire encore, que vos fournisseurs et partenaires privilégiés ne soient pas joignables le jour J.

S'il s'agit d'un événement que vous avez déjà organisé auparavant, une partie de la phase de pré-planification sera simplifiée et vous gagnerez du temps. Mais pour un tout nouvel événement, le meilleur moment pour commencer à organiser les petits détails est quatre à six mois avant. Il s'agit notamment de choisir une date, de réserver le lieu de l'événement et les fournisseurs, d'organiser le service de traiteur, la location d'équipements et les autres questions qui figurent sur votre liste.

Connaissez votre public

Pour planifier votre événement, vous devez savoir à qui vous vous adressez. Lorsque vous connaissez vraiment votre clientèle, vous pouvez créer un événement axé sur ses préférences et ses centres d'intérêt.

Qui serait votre invité de marque? Le programme de votre événement sera sans aucun doute influencé par votre public cible. Cela inclut les conférenciers, les vendeurs ou les divertissements que vous choisirez et la stratégie commerciale que vous développerez pour promouvoir votre événement. Par conséquent, il est essentiel d'avoir une idée claire du profil des personnes qui seront présentes.

Bien que vous puissiez généralement inviter les participants en personne, les événements virtuels vous permettent d'élargir votre public et d'améliorer votre couverture. Vous êtes en mesure de cibler les clients potentiels qui ne peuvent pas être présents physiquement afin de les attirer vers votre concept.

La création et l'utilisation de « profils » d'invités et d'invités potentiels vous aideront à identifier les caractéristiques de vos participants idéaux. Après avoir établi ces caractéristiques, vous pourrez adapter votre planification et votre approche marketing en conséquence.

Fixez un budget et respectez-le

Il est bon pour un gestionnaire d'événements d'avoir un esprit créatif. Cependant, c'est lorsque vous êtes obligé de respecter un budget que votre créativité est le plus mise à l'épreuve. Une limite stricte sur le montant que vous pouvez dépenser vous donnera une idée claire de ce que vous pouvez faire pour un événement.

Dès le début, vous devrez établir une estimation des frais de planification et d'exécution de l'événement.

Selon le lieu et la manière dont vous travaillez, vous pouvez avoir un budget unique pour un seul événement. Ou bien, vous êtes peut-être le gestionnaire d'événements d'un hôtel qui dispose d'un budget annuel pour les événements que vous devez allouer tout au long de l'année.

Pour ne pas épuiser vos fonds annuels avant l'arrivée du printemps, il est important de définir un budget raisonnable. Ce budget devra inclure une synthèse de tous les coûts qui contribueront au résultat final.

Pour vous aider à établir un budget réaliste, essayez d'obtenir des prix pour vos principales dépenses telles que le site, la restauration, l'équipement et le personnel de l'événement. Demandez des devis à deux ou trois fournisseurs de votre région et basez-vous sur ces données pour établir votre budget.

L'organisation d'événements est l'une des carrières les plus satisfaisantes et les plus amusantes de l'industrie hôtelière. Si vous avez une personnalité extravertie et le sens du détail, consultez les offres d'emploi en gestion d'événements disponibles sur Hosco dès aujourd'hui!