Le monde de l'événementiel est l'un des secteurs les plus dynamiques de l'hôtellerie. Restauration, divertissement, activités - il est difficile de ne pas reconnaître combien ces soirées peuvent être amusantes pour ceux qui y participent. Au cœur du processus l'humble coordinateur évènementiel se charge de tout organiser pour que la fête soit réussie.

Vous avez déjà acquis toutes les bases nécessaires pour devenir coordinateur événementiel dans l'industrie hôtelière. Cependant, comme il s'agit d'un poste aux nombreuses facettes, voici quelques conseils pratiques à retenir lorsque vous commencerez à travailler dans le domaine de l'événementiel.

Communiquez de manière efficace et réfléchie

Lors de la coordination d'un événement, vous devrez être en contact avec de multiples interlocuteurs. Par conséquent, vous devez être un excellent communicateur.

Étant donné que vous passerez la majeure partie de votre journée au téléphone à discuter avec d'autres personnes, chaque échange doit être précis. Vous devez savoir exactement ce que vous voulez communiquer et être capable de poser les bonnes questions pour obtenir les réponses dont vous avez besoin.

En fonction de l'événement, vous travaillerez avec des traiteurs, des techniciens A/V, des animateurs, des décorateurs et d'innombrables autres parties. Vous devez faire le lien entre toutes les parties et être capable de de bien vous faire comprendre pour que tous soient sur la même longueur d'onde.

Ces différentes entités ont leur propre jargon professionnel. Si quelqu'un fait une requête ou utilise un vocabulaire que vous ne comprenez pas, demandez-lui poliment de le clarifier pour vous.

Soyez très organisé

Il s'agit de la qualité la plus importante à posséder si vous souhaitez devenir un coordinateur événementiel reconnu.

La planification d'un événement exige une organisation méticuleuse afin de faire avancer les différents départements dans la même direction. Si vous avez du mal à respecter votre calendrier hebdomadaire ou si vous prenez des heures pour répondre aux messages et aux questions, ce poste n'est pas fait pour vous.

Lorsque vous dirigez des réunions, vous devez faire un bref récapitulatif à la fin de chaque discussion. Cela vous permet de rappeler les principaux points d'action, tant pour vous que pour les autres parties concernées. Si un point nécessite plus de clarté, la récapitulation le révélera et vous donnera l'occasion de dissiper tout malentendu.

Après chaque réunion, mettez en place une méthode pour enregistrer les points importants à retenir. Il peut s'agir d'un carnet que vous utiliserez plus tard pour envoyer des e-mails de rappel ou d'une application numérique, selon ce qui vous convient le mieux.

Quelle que soit votre méthode, vous devez prendre des notes de vos réunions. Cela rendra votre charge de travail actuelle et vos réunions futures beaucoup plus faciles que de compter sur votre mémoire. Après tout, la mémoire n’est pas infaillible.

Si vous organisez un événement de grande envergure avec de nombreuses variables, vous aurez peut-être besoin davantage que des notes détaillées.

Vous devriez envisager l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet permettant à chacun de planifier les tâches à venir ou les échéances importantes. Des applications comme Trello ou Asana sont gratuites, relativement faciles à utiliser et vous feront gagner un temps précieux.

Soyez sociable et amical

Le rôle d'organisateur d'événements est un rôle de leadership naturel. Vous devez savoir mobiliser les différentes équipes impliquées pour qu'elles respectent les délais et la vision globale. Bien que ce soit le manager qui décide en dernier ressort, ce sont les coordinateurs d'événements qui font le gros du travail.

Pour réussir à diriger, vous devez être aimable, charismatique et avoir une forte personnalité. Le travail consiste à parler aux gens, à leur expliquer ce que vous attendez d'eux, puis à les amener à le faire le plus rapidement et le plus économiquement possible.

Les fournisseurs et autres intervenants sont beaucoup plus susceptibles de travailler dur pour vous s'ils vous apprécient en tant que personne.

Il est important de ne pas confondre le fait d'être direct avec le fait d'être autoritaire ou impoli. Vous devez considérer les commerciaux, les artistes ou les traiteurs avec lesquels vous travaillez comme des collaborateurs, et non comme des subalternes. Si vous avez une attitude déplaisante ou faites preuve d'un manque de respect lors des réunions et des discussions, il sera difficile d’amener votre personnel à travailler avec la même motivation que la vôtre.

Travailler en harmonie avec les différentes équipes vous aidera également à l'avenir. Il s'agit de personnes et d'entreprises avec lesquelles vous pourriez potentiellement travailler sur des événements futurs.

Vous devez chercher à créer des partenariats solides avec ces entités, car cela simplifiera l'organisation du prochain événement.

La vie du coordinateur événementiel est dynamique, soumise à une forte pression et incroyablement passionnante. Si vous pensez avoir le profil idéal pour ce poste, consultez les offres d'emploi de coordinateur événementiel disponibles sur Hosco dès aujourd'hui!