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6 Étapes pour mieux planifier vos événements en ligne

par | CONSEILS CARRIÈRE

Ce n’est pas parce que la plupart des événements de l’Hôtellerie-Restauration sont devenus virtuels qu’ils doivent être ennuyeux ou difficiles à organiser. Le 4 février dernier, nous avons publié notre webinaire mensuel « Hospitality Talks » avec Pilar Navarro Muñoz, professeure d’événements professionnels à EUROAULA.  Dans cet article, nous partagerons les conseils de Pilar sur l’organisation d’événements virtuels à l’aide des technologies. Revoyez le webinaire en replay (disponible uniquement en anglais) pour connaître les opinions de Pilar ou lisez le résumé ci-après pour obtenir les principales informations.

Tout d’abord, nous décrivons comment définir les objectifs de l’événement en question, puis les indicateurs clés de performance. Ensuite, nous essayons de comprendre le public ciblé et d’associer une plateforme à votre événement en Hôtellerie. Puis nous expliquons comment choisir le parfait animateur ou maître de cérémonie, sélectionner la localisation idéale et présenter votre équipe à l’audience. Pour finir, nous expliquons comment commercialiser, promouvoir et monétiser votre événement en ligne.

Définir les objectifs de votre événement

Avant de planifier votre événement en ligne, il est primordial de définir un objectif, comme par exemple :

  • Notoriété de marque : est-ce que vous cherchez à vous faire connaître de tout votre public ou voulez-vous cibler une niche en particulier ?
  • Contenus : quels contenus voulez-vous partager ? Comment allez-vous vous démarquer avec ce type de contenu ?
  • Mise en réseau liée aux prospects : voulez-vous obtenir des adresses email à des fins de réseautage avec les assistants après l’événement, pour garder le contact ?

 

Définir les indicateurs clés de performance (KPI)

Une fois établis les objectifs de votre événement, vous pouvez définir des KPI pour chacun d’eux. Par exemple :

  • Engagement : combien de personnes voulez-vous garder impliquées pendant votre événement ? L’utilisation de sondages en direct ou de quiz au moyen de Mentimeter peut être une bonne idée pour stimuler l’engagement. Vous pouvez aussi faire des cadeaux liés à votre événement.
  • Rétention : combien de personnes comptez-vous garder en ligne pendant toute la durée de l’événement ?
  • Net promotor score (ou taux de recommandation net) : il mesure la satisfaction des assistants à l’événement. Combien d’entre eux le promeuvent dans leur propre réseau ? Idéalement, vous aimeriez que ce taux soit élevé, car les clients font confiance aux opinions.
  • Participants : l’idée est de fidéliser les participants. S’ils participent une fois, combien participeront la prochaine fois ?
  • Leads qualifiés : quel segment doit être présenté dans vos événements et vous apporter des prospects ?
  • Retombées dans les médias sociaux : combien de mentions dans les médias sociaux ciblez-vous et sur quelle(s) plateforme(s) ?
  • Trafic vers le site web : combien de trafic cherchez-vous à attirer vers votre site web ? Optimiser votre site web avec du référencement peut être très utile.   
  • Interaction : laissez-vous les participants poser des questions et leur répondez-vous pendant/après l’événement ? Les interactions stimulent aussi l’engagement.

 

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6 Étapes pour les événements en ligne dans l’Hôtellerie-Restauration

Planifier votre événement sera simple si vous suivez ces 6 étapes :

1. Apprenez à connaître votre public cible 

Les intérêts et la consommation du public dans un événement virtuel diffèrent de ceux du direct. Dans un événement en ligne, le public cherche davantage à accumuler des connaissances et à apprendre quelque chose de nouveau. Cela requiert par conséquent un autre type de logistique, comme par exemple une billetterie, une plateforme et la création de valeur. Les sondages et les forums de discussion sont parfaits pour collecter des données d’audience.

2. Associez le format à l’événement 

Chaque événement virtuel doit être rattaché à un objectif pour se démarquer des concurrents. Un webinaire dans lequel un expert du secteur partage son expérience peut parfaitement fonctionner en partageant des écrans sur Zoom. Mais une dégustation de vin virtuelle nécessitera un autre format. Par conséquent, le meilleur moyen de choisir le format de votre événement sera d’associer votre événement à un objectif. 

Il existe une multitude d’options avec des plateformes comme Periscope, Facebook Livestream, LinkedIn Live et YouTube Live. Il est recommandé de se familiariser avec la plateforme en question avant de lancer votre événement en ligne et de payer la version complète (entreprise). En général, une bonne plateforme devrait vous permettre d’accéder et d’interagir simultanément avec un large public.

3. Choisissez un animateur/maître de cérémonie 

Pour animer votre événement, vous pouvez aussi bien choisir un speaker professionnel qu’un membre de votre personnel. En principe, votre animateur devra se sentir à l’aise face à la caméra, être réputé pour ce contenu spécifique, branché en technologies et adapté à l’auditoire. Il devra aussi être un excellent communicateur, créer une relation virtuelle avec le public et lui transmettre ce que vous souhaitez.

4. Commercialisation et promotion

Instagram ou Snapchat peuvent être utilisés pour éveiller la curiosité et commercialiser votre événement, et vous pouvez aussi vous servir de votre newsletter pour envoyer par email à vos abonnés le lien et les détails de l’événement. LinkedIn, Twitter ou TikTok fonctionnent aussi très bien pour faire la publicité des événements et stimuler l’engagement. Rappelez-vous de promouvoir vos événements en ligne sur des plateformes de médias sociaux basées sur votre public niche et d’utiliser les bons hashtags pour les attirer.

 

5. Choisissez le lieu, l’heure et la date

Le lieu choisi pour l’événement aura une influence déterminante sur l’éclairage, le son et l’atmosphère de votre événement. Rappelez-vous de bien centrer la caméra sur les speakers pour que le public les voit bien. Faites attention à la disposition des sièges, à l’éclairage et au décor. Réfléchissez bien à l’heure à laquelle vous voulez présenter votre événement pour toucher différents fuseaux horaires. 

6. Choisissez et présentez votre équipe

Choisissez les membres de l’équipe qui vont vous aider pour l’événement et présentez-les au public, surtout ceux qui sont en coulisses et qui vous ont aidé à préparer et à mettre en place l’événement. Une diapositive avec des noms et des photos fera l’affaire.

6 Étapes pour mieux planifier vos événements en ligne

Monétisez votre événement virtuel d’Hôtellerie-Restauration

L’idée derrière tout événement en ligne devrait être de créer une valeur en termes de rétribution pour vous en tant qu’organisateur et de valeur événementielle pour le client. Ces deux résultats doivent être simultanés et peuvent être obtenus à travers :

  • Le sponsoring de marques : lorsque vous publiez un webinaire pour l’industrie hôtelière, par exemple, vous pouvez impliquer des chaînes hôtelières pour qu’elles interviennent dans votre événement. En leur donnant la possibilité de parler de leur marque, à travers des stories, de la publicité dans les salles d’attente (de chat) ou des messages publicitaires, vous leur permettez aussi de se faire connaître. Et de votre côté, en tant qu’organisateur, vous pouvez monétiser des packs de sponsoring pour obtenir des revenus.

   

  • Billetterie pour les clients : un moyen classique pour obtenir des revenus dans les événements en ligne est la billetterie.  Le public paiera pour la valeur que vous créez à travers votre événement. Le sponsoring et la billetterie aboutissent à une méthode cyclique pour la génération de revenu (voir graphique)
6 Étapes pour mieux planifier vos événements en ligne

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À propos d’EUROAULA

Créée en 1987, EUROAULA est une école universitaire spécialisée dans l’industrie des Voyages et du Tourisme. Depuis 1997, elle est rattachée à l’Université de Gérone (UdG), reconnue pour son Diplôme de Tourisme. Euroaula propose aussi un Master et des cours de troisième cycle à travers la Fondation Université de Gérone, et ses diplômes de troisième cycle de Tourisme sont officiellement reconnus.

En savoir plus sur les diplômes et les cours d’EUROAULA ici.

 

À propos de Pilar Navarro Muñoz

Professeure d’Événements professionnels, EUROAULA

Pilar travaille depuis plus de 25 ans dans le secteur consacré aux projets de gestion d’entreprises. Spécialisée en structure de marché, elle a développé sa carrière professionnelle dans la société organisatrice de salons Feria de Barcelona en tant que directrice de la division Sciences de la Vie et Chimie. Elle possède un Master en gestion d’entreprise dans la nouvelle société de la connaissance, une Licence en communication audiovisuelle, publicité, relations publiques, commerce international et tourisme et a réalisé le Programme de Perfectionnement des Cadres (PDD) de l’IESE.

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