El mundo de la organización de eventos es uno de los sectores más dinámicos de la hostelería y el turismo. El catering, el espectáculo, las diferentes actividades para los invitados…la asistencia a un evento de este tipo siempre es una experiencia única. Y el culpable de que todo salga a la perfección es el coordinador de eventos, dedicado en cuerpo y alma a qué el evento sea todo un éxito. 

Ya te hemos informado de todo lo necesario para trabajar como coordinador de eventos en el sector de hostelería y turismo. Sin embargo, se trata de un puesto en el que debes tener en cuenta muchísimos detalles. Por ese motivo te ofrecemos algunos consejos importantes que pueden serte de ayuda cuando accedas a un puesto en planificación de eventos.

Sé un comunicador eficaz y eficiente

Cuando coordines un evento, tendrás que estar en contacto con muchos profesionales. Por tanto, unas excelentes dotes de comunicación te serán muy útiles. 

Teniendo en cuenta que la mayor parte de tu jornada la pasarás al teléfono, hablando con todos los profesionales implicados en la organización, cada conversación debe centrarse en lo esencial. Tienes que saber con exactitud qué quieres comunicar y ser capaz de plantear las preguntas adecuadas para recibir las respuestas que necesitas. 

Dependiendo del tipo de evento, tendrás que trabajar con empresas de catering, técnicos audiovisuales, artistas, decoradores y muchos otros profesionales. Debes ser capaz de desenvolverte bien y comunicarte claramente con todos ellos para lograr una organización sin contratiempos. 

Todos estos profesionales manejan una jerga y un lenguaje propios que pueden dejarte fuera de juego. Si alguien realiza una petición o utiliza un vocabulario que no comprendes, pídeles educadamente que te lo aclaren. 

Sé muy organizado

Esta es la competencia transversal más importante que debes tener si quieres llegar a ser un coordinador de eventos de primera clase. 

Planificar un evento requiere de una meticulosa organización para lograr que todas las partes implicadas trabajen en la misma dirección. Si te cuesta tener una agenda semanal organizada o tardas horas en contestar a los mensajes y preguntas, este no es el trabajo adecuado para ti. 

Cada vez que mantengas una reunión, te aconsejamos que realices un breve resumen al finalizar. Esto te permitirá recalcar los puntos clave para ti y para todas las partes implicadas. También te ayudará a identificar si existen cuestiones que es necesario aclarar, evitando así posteriores malentendidos.

Asimismo, deberías tener un sistema para registrar los puntos importantes después de cada reunión. Puedes hacerlo en un cuaderno que luego utilices para enviar recordatorios por correo electrónico o incluso en una aplicación digital, lo que te resulte más cómodo.   

Independientemente del método que elijas, debes tomar nota de lo discutido en tus reuniones. Te facilitará enormemente tu trabajo actual y las futuras reuniones que mantengas en lugar de confiar en tu memoria para recordarlo. A fin de cuentas, las palabras se las lleva el viento mientras que todo lo que tengas por escrito te servirá de referencia.

Si estás organizando un evento a gran escala con muchas partes implicadas, es probable que necesites algo más que un cuaderno con notas.  

Deberás plantearte utilizar un software de gestión de proyectos para ayudar a todo el mundo a estar informado de las tareas a realizar y los plazos a cumplir. Las aplicaciones como Trello o Asana son gratuitas, bastante intuitivas y te ahorrarán mucho tiempo. 

Sé extrovertido y amable

Un organizador de eventos debe tener dotes naturales de liderazgo. Tienes que poseer las cualidades necesarias para motivar a los diferentes equipos implicados a cumplir los plazos y lograr el objetivo final. Aunque el director de eventos es el responsable global, la persona que asume la mayoría de tareas es el coordinador del evento. 

Para poder asumir esa posición de liderazgo, debes ser una persona amable, enérgica y extrovertida. La base de este trabajo es la comunicación con otras personas, explicándoles lo que necesitas y convenciéndolas para que lo hagan de la forma más rápida y económica posible.  

Es mucho más probable que los proveedores y los demás profesionales se esfuercen por hacer bien su trabajo si les caes bien.  

Ahora bien, es importante no confundir ser extrovertido con ser mandón o maleducado. Debes considerar a los proveedores, artistas o responsables del catering como colaboradores tuyos y no subordinados. Si tienes una mala actitud o demuestras una falta de respeto en reuniones y conversaciones, será muy difícil motivar a estas personas para que trabajen para ti. 

Trabajar en sintonía con los diferentes equipos implicados también puede ser beneficioso en el futuro. Es probable que vuelvas a colaborar con estas empresas o profesionales en posteriores eventos. 

Debes proponerte establecer relaciones sólidas con estas personas, pues te será de mucha ayuda cuando tengas que organizar otro evento más adelante. 

La vida de un coordinador de eventos es dinámica, con mucha presión y muy entretenida. Si crees que posees la personalidad ideal para este puesto, ¡echa un vistazo hoy mismo a las ofertas de empleo en organización de eventos en Hosco!