Primero describiremos cómo fijar los objetivos del evento, seguidos de los KPI (indicadores clave de desempeño). Seguidamente pasaremos a determinar tu público objetivo y elegiremos una plataforma para tu evento de hostelería. A continuación, explicaremos cómo escoger al presentador/maestro de ceremonias ideal, elegir el lugar para la celebración del evento virtual y presentar tu equipo a la audiencia. Por último, nos centraremos en cómo comercializar, promover y rentabilizar tus eventos online de hostelería.

Fijar los objetivos del evento online

Antes de planear tu evento virtual, es crucial fijar un objetivo, como los que a continuación detallamos: 

• Conocimiento de marca: ¿quieres ser conocido por toda tu audiencia o prefieres dirigirte a un nicho de mercado?

• Contenido: ¿qué contenido quieres compartir? ¿Cómo vas a lograr destacar con este tipo de contenido?

• Creación de una red de contactos vinculada a clientes potenciales: ¿te interesa obtener direcciones de correo electrónico para crear una red de contactos después de los eventos y así seguir en contacto con estas personas?

Establecer los KPI del evento virtual

Una vez determinados los objetivos del evento, puedes establecer sus KPI. Estos KPI consisten en:

• Participación: ¿a cuántas personas quieres involucrar durante el evento virtual? El uso de encuestas o concursos en directo a través de Mentimeter puede ser un buen método para fomentar la participación. Otro método es entregar regalos relacionados con el evento online de hostelería.

• Retención: ¿a cuántas personas pretendes retener durante todo el evento?

• Net promoter score: ¿cuántos asistentes al evento virtual lo promocionan en su red? Lo ideal es que este número sea alto, ya que los clientes se basan en las reseñas.

• Asistentes: el objetivo es fomentar la fidelidad de los asistentes. Si asisten una vez, ¿cuántos participarán en el próximo evento online?

• Clientes potenciales cualificados: ¿qué segmento debe asistir a tus eventos y aportar clientes potenciales?

• Menciones en redes sociales: ¿qué objetivo de menciones en redes sociales te has planteado y en qué plataforma(s)?

• Tráfico a tu página web: ¿cuánto tráfico esperas generar a tu página web? Optimizar tu página web con SEO puede ser de gran ayuda.   

• Interacción: ¿vas a permitir que los asistentes hagan preguntas y se responda a sus dudas durante/después del evento virtual? Las interacciones también promueven la participación.

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6 pasos para eventos virtuales de hostelería

Planear un evento virtual es fácil si se siguen estos seis pasos:

1. Comprende a tu público objetivo 

Los intereses y el consumo de una audiencia virtual son diferentes a los de una audiencia en vivo. Online, la gente está más interesada en acumular conocimientos y aprender algo nuevo. Por ese motivo, los eventos virtuales requieren otra logística, por ejemplo, la venta de entradas, la plataforma y la creación de valor. Las encuestas y los foros de debate son excelentes para obtener información sobre la audiencia.

2. Combina el formato con el evento  

Cada evento virtual debe ir unido a un objetivo para destacar frente a los competidores. Un webinar en el que un experto de la industria comparte su experiencia podría ir bien con una pantalla compartida en Zoom. Una cata de vinos virtual, sin embargo, requiere un formato completamente diferente. Por lo tanto, la mejor manera de elegir el formato es vincular el evento virtual a un objetivo. 

Existen numerosas opciones con plataformas como Periscope, Facebook Livestream, LinkedIn Live y YouTube Live. Te recomendamos manejar la plataforma con soltura antes de realizar un directo, así como pagar por la versión completa (para empresas). En general, una buena plataforma debería permitirte acceder e interactuar simultáneamente con una gran audiencia.

3. Elige un presentador/maestro de ceremonias

Los eventos online pueden ser presentados o bien por un orador profesional o bien por un miembro de la plantilla de la empresa. Lo ideal es que sea una persona con experiencia ante la cámara, reconocida en ese ámbito, con dominio de las tecnologías y cercano a la audiencia. También debe ser un gran comunicador, establecer una relación virtual con el público y transmitir lo que tú deseas. 

4. Comercializa y promueve

Puedes utilizar Instagram o Snapchat para despertar curiosidad sobre tu evento y comercializarlo y puedes usar tu newsletter para enviar a tus suscriptores detalles sobre el evento virtual y el enlace para acceder al mismo. LinkedIn, Twitter o TikTok también son buenas herramientas para promover eventos virtuales durante todo el año e impulsar la participación. Recuerda promover el evento en plataformas de redes sociales basadas en tu nicho de audiencia y utiliza los hashtags adecuados para atraer a ese público a tu evento virtual de hostelería.

5. Escoge el lugar, la hora y la fecha

El lugar de celebración del evento virtual tendrá una influencia significativa sobre la iluminación, el sonido y la atmósfera del mismo. Recuerda centrar la atención en los ponentes para que el público los vea. Ten en cuenta la disposición de los asientos, la iluminación y la decoración. Considera qué hora es la más adecuada para celebrar el evento teniendo en cuenta las diferentes zonas horarias.

6.    Escoge y presenta a tu equipo

Escoge a los miembros de tu equipo que colaboran en el evento virtual y preséntalos a la audiencia, en especial aquellos que han ayudado a planificar y celebrar el evento. Una presentación con sus fotos y el cargo que ostentan en la empresa es suficiente.

Rentabilizar tu evento virtual de hostelería

La motivación detrás de los eventos virtuales debería ser la creación de valor en términos de pago para ti como organizador y de valor del evento para el cliente. Estos dos resultados deben ser simultáneos y pueden lograrse a través de:

• Patrocinio de marcas: cuando celebras un webinar para el sector de hostelería y turismo, por ejemplo, puedes involucrar a la cadenas hoteleras para que actúen como ponentes del evento. Al autorizarles a hablar de su marca a través del storytelling, las salas de espera personalizadas o mensajes esponsorizados, les permites crear su propia imagen de marca. Por otro lado, tú como organizador, puedes monetizar los paquetes de esponsorización para generar ingresos. 

• Venta de entradas para los clientes: Una forma común de generar ingresos a través de eventos virtuales es a través de la venta de entradas. La audiencia pagará por el valor que creas a través del evento. El patrocinio y la venta de entradas dan lugar a un método cíclico de generación de ingresos. (ver gráfico)

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Sobre EUROAULA

Fundada en 1987, EUROAULA, Escuela Universitaria, está especializada en formación para el sector de turismo y viajes. Desde 1997 está adscrita a la Universidad de Girona (UdG), impartiendo el Grado Oficial en Turismo. Además, ofrece Másters y Postgrados a través de la Fundación Universidad de Girona y los estudios post-universitarios de turismo son totalmente reconocidos.

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Sobre Pilar Navarro Muñoz

Profesora de Eventos Empresariales, EUROAULA

Pilar es una profesional con más de 25 años de experiencia en el sector dedicada a la gestión de proyectos empresariales. Especializada en estructuración de mercados, desarrolla su actividad profesional en la Feria de Barcelona como Directora de la Unidad de Negocio de Ciencias de la Vida y Química. Máster en dirección de empresas en la nueva sociedad del conocimiento, licenciada en comunicación audiovisual, publicidad, relaciones públicas, comercio internacional, turismo y PDD por el IESE.