Che gli eventi del settore turistico e alberghiero siano diventati per lo più virtuali non vuol dire per forza che debbano essere noiosi o difficili da mettere in atto. Lo scorso 4 febbraio, si è tenuto il nostro webinar della serie mensile Hospitality Talks, con Pilar Navarro Muñoz, docente di Eventi aziendali presso EUROAULA. In questo articolo, condividiamo i consigli di Pilar su come organizzare eventi di successo grazie alla tecnologia. Guarda la registrazione del webinar per ascoltare gli approfondimenti di Pilar (disponibile solo in inglese), o leggi la sintesi di seguito per le informazioni chiave.

Per iniziare, descriviamo come definire gli obiettivi, passiamo poi a parlare degli indicatori chiave di prestazione. Diamo poi un’occhiata alla comprensione del pubblico di riferimento e alla scelta della piattaforma ideale per l’evento in ambito turistico e alberghiero. Continuiamo spiegando come scegliere il presentatore/maestro di cerimonie perfetto, scegliere una sede e presentare il team al pubblico. Per finire, parliamo di come pubblicizzare, promuovere e monetizzare l’evento.

Definire gli obiettivi dell’evento virtuale

Prima di pianificare un evento online, è fondamentale definire un obiettivo, ad esempio:

• Brand awareness: stai cercando di farti conoscere da un pubblico ampio o di rivolgerti a un mercato di nicchia?

• Contenuti: quali contenuti vuoi condividere? Come ti farai notare per questo tipo di contenuto?

• Networking mirato a clienti potenziali: punti a raccogliere indirizzi email per mantenere i contatti con i partecipanti all’evento?

Definire gli indicatori chiave di prestazione

Una volta stabiliti gli obiettivi dell’evento, puoi passare a definire i relativi indicatori chiave di prestazione, o KPI, nello specifico:

• Coinvolgimento: quante persone vuoi mantenere coinvolte nel corso dell’evento? Usare sondaggi o quiz in diretta come Mentimeter (in inglese) potrebbe essere un’ottima soluzione per incentivare il coinvolgimento. Un altro metodo potrebbe consistere nel prevedere omaggi legati al tuo evento.

• Retention: in altre parole, quante persone punti a mantenere online per l’intera durata dell’evento?

• Net promoter score: quanti partecipanti promuovono l’evento nella propria rete di contatti? Idealmente, questo punteggio dovrebbe essere alto perché i clienti fanno affidamento sulle recensioni.

• Numero di partecipanti: l’intenzione è quella di fidelizzare i partecipanti. Quante, tra le persone che partecipano una volta, parteciperanno anche la prossima volta?

• Lead qualificati: quale segmento deve presentarsi ai tuoi eventi per farti ottenere clienti potenziali?

• Menzioni sui social: a quante menzioni sui social punti, e su quali piattaforme?

• Traffico verso il sito web: quanto traffico vorresti generare verso il tuo sito web? Rendere il tuo sito ottimizzato per il SEO potrebbe contribuire significativamente.   

• Interazioni: consenti alle persone di porre delle domande e rispondi ai loro dubbi prima/dopo l’evento? Le interazioni fanno aumentare il coinvolgimento.

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6 passaggi per eventi virtuali in ambito turistico e alberghiero

Pianificare un evento è facile con i seguenti sei passaggi:

1. Conosci il tuo pubblico di riferimento 

Gli interessi e i consumi di un pubblico virtuale sono diversi da quelli di un pubblico dal vivo. Online, le persone sono molto più interessate ad acquisire conoscenze e imparare qualcosa di nuovo. Ecco perché gli eventi online richiedono un altro tipo di logistica, ad esempio vendita di biglietti, piattaforma e creazione di valore. I sondaggi e i forum di discussione sono ottimi per raccogliere dati sul pubblico.

2. Abbina l’evento al formato  

Ogni evento online dovrebbe essere legato a un obiettivo per distinguersi dalla concorrenza. Per un webinar in cui un esperto del settore condivide la propria esperienza, potrebbe andar bene una condivisione dello schermo su Zoom. Una degustazione vini virtuale, invece, richiederà un formato completamente diverso. Ecco perché abbinare il tuo evento a un obiettivo è il modo migliore per sceglierne il formato. 

Le alternative a disposizione sono infinite, grazie a piattaforme come Periscope, Facebook Livestream, LinkedIn Live e YouTube Live. È consigliabile inoltre prendere confidenza con la piattaforma prima di andare in onda, oltre ad acquistare la versione completa (aziendale) della stessa. In generale, una buona piattaforma dovrebbe consentirti di accedere e interagire simultaneamente con un vasto pubblico.

3. Scegliere un presentatore/maestro di cerimonie

Per presentare l’evento, potresti scegliere un oratore professionista o un membro del personale. Idealmente, la persona prescelta dovrà essere disinvolta davanti alla telecamera, essere un’esperta di fama per quello specifico contenuto, esperta di tecnologia, e deve essere poi una persona con cui il pubblico deve potersi identificare facilmente. Deve possedere poi forti doti comunicative ed essere in grado di stabilire un rapporto virtuale con il pubblico per raggiungere gli obiettivi desiderati.

4. Diffusione e promozione

Per suscitare curiosità e informare dell’evento, potresti usare Instagram o Snapchat, e usare poi la newsletter per comunicare il link e i dettagli dell’evento agli iscritti. Anche LinkedIn, Twitter o TikTok vanno bene per informare degli eventi e incentivare il coinvolgimento. Ricorda di usare le piattaforme social in base alla nicchia del tuo pubblico e di inserire gli hashtag giusti per attirarli verso il tuo evento virtuale in ambito turistico e alberghiero.

5. Scegli una sede, una data e un orario

Il luogo dell’evento influirà significativamente sull’illuminazione, l’audio e l’atmosfera generale. Ricorda di mantenere il focus sugli oratori in modo da consentire al pubblico di vederli. Presta attenzione alla distribuzione dei posti, all’illuminazione e all’arredamento. Definisci attentamente l’orario dell’evento per rivolgerti a diversi fusi orari.

6. Scegli il tuo team e presentalo al pubblico

Scegli i membri del team che ti aiuteranno a organizzare l’evento e presentali al pubblico, senza dimenticare il personale dietro le quinte che ti ha aiutato a pianificarlo e metterlo in atto. Ad esempio, potresti prevedere una slide con le loro foto e i loro ruoli.

Monetizzare l’evento virtuale in ambito turistico e alberghiero

Alla base di ogni singolo evento, l’obiettivo dovrebbe essere quello di creare valore sia per il cliente, sia in termini di pagamento per te in quanto organizzatore. Questi due risultati devono andare di pari passo e possono essere raggiunti tramite:

• Sponsorizzazioni: quando organizzi un webinar per il settore turistico e alberghiero, ad esempio, puoi invitare i marchi alberghieri. Consentendo loro di parlare della loro azienda tramite lo storytelling, sale d’attesa o messaggi sponsorizzati, possono creare la loro personale brand awareness. E dall’altro lato tu, come organizzatore, puoi monetizzare i pacchetti di sponsorizzazione per generare entrate.

• Vendita di biglietti: una modalità standard per generare introiti tramite gli eventi online è mettere in vendita i biglietti. I partecipanti pagheranno per il valore che crei tramite l’evento. Le sponsorizzazioni e la vendita di biglietti comportano un metodo ciclico per la generazione di reddito (vedi grafico).

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Informazioni su EUROAULA

Fondata nel 1987, la scuola universitaria EUROAULA è specializzata nei programmi di formazione per il settore viaggi e turismo. Sin dal 1997, offre un corso di Laurea triennale riconosciuto in Turismo, in associazione con L’Università di Girona (UdG). Offre inoltre un corso di Laurea specialistica e corsi post-laurea tramite la Fondazione dell’Università di Girona, e i suoi corsi post-laurea in Turismo sono pienamente riconosciuti.

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Chi è Pilar Navarro Muñoz

Docente di Eventi aziendali, EUROAULA

Pilar è una professionista con oltre 25 di esperienza nel settore delle gestione di progetti aziendali. Specializzata in strutturazione del mercato, svolge la sua attività professionale presso l’ente fieristico Feria de Barcelona, come direttrice della divisione Scienze della vita e chimica. Laureata in gestione aziendale nella nuova società della conoscenza, diplomata in comunicazione audiovisiva, pubblicità, pubbliche relazioni, commercio internazionale, turismo e PDD (programma di sviluppo gestionale) presso IESE.