La hostelería consiste, básicamente, en montar un espectáculo. Tanto si se trata de algo íntimo como a gran escala, los invitados quieren vivir una experiencia que les deje boquiabiertos. Pero todo espectáculo requiere de coordinación. Esta labor puede realizarla el chef que dirige al personal de cocina o el jefe de recepción que marca la pauta al recibir a los clientes. Sin embargo, hay un puesto en el sector de hostelería que se centra específicamente en montar el mejor espectáculo posible: el coordinador de eventos.

La labor del coordinador de eventos es una de las más dinámicas del sector de hostelería. Si no soportas la monotonía y tienes dotes organizativas, este puede ser el puesto perfecto para ti.  

Pero hay mucho que aprender sobre el puesto de coordinador de eventos y lo que se requiere para acceder a él, y por eso queremos echarte una mano. Hemos preparado esta breve guía con todo lo necesario para comenzar tu nuevo trabajo como coordinador de eventos con confianza.

¿Qué es un coordinador de eventos en el sector de hostelería?

Un coordinador de eventos se ocupa de hacer realidad eventos especiales a gran escala. Puede formar parte de la plantilla de un hotel o restaurante, coordinando los eventos en ese establecimiento. Pero también puede trabajar para una agencia independiente de organización de eventos contratada por la empresa de hostelería que organiza el evento.  

Independientemente de para quien trabaje, un gran coordinador de eventos debe ser una persona extrovertida, flexible y sumamente organizada. Se requiere una visión tanto estratégica como logística y la suficiente creatividad para hacer realidad un evento. Y si en un momento dado los preparativos no dan los frutos planeados, debe tener la capacidad de reacción necesaria para encontrar una solución alternativa.

¿Cuáles son las funciones de un organizador de eventos en la hostelería?

Muchos hoteles y restaurantes disponen de grandes salones de celebraciones con capacidad para albergar a numerosos invitados. Una semana puede celebrarse un congreso de dentistas y otra una reunión de antiguos alumnos para celebrar el 20 aniversario de su graduación. Los coordinadores de eventos son los principales responsables de que estos eventos puedan tener lugar. 

Cada detalle del evento debe ser planificado meticulosamente para garantizar que este sea un éxito. Desde el catering y la decoración al sonido o la iluminación, un evento de esta magnitud requiere del trabajo en equipo de numerosas personas. El organizador de eventos debe estar en constante comunicación con estos profesionales para asegurarse de que todo funcione a la perfección el gran día. 

Antes de la celebración del evento deberás contactar con todos los equipos implicados en la organización para garantizar que todo esté listo. 

Deberás informar al catering del número de comensales y del tipo de menú que deberán servir. Los encargados de la decoración necesitarán tus instrucciones sobre el tipo de ambiente que quieras crear y los colores a utilizar. El responsable audiovisual necesitará que le indiques el tamaño del escenario y el tipo de equipo que deberá montar.   

El día del evento tendrás que estar disponible en todo momento, solventando las dudas de todos los profesionales involucrados. Deberás dedicarles todo tu tiempo y atención y compaginar esta tarea con la comprobación de todos los detalles. 

Tu responsabilidad como coordinador de eventos es lograr que todos estos profesionales trabajen conjuntamente para hacer realidad tu plan. 

¿Cuál es la trayectoria profesional de un coordinador de eventos?

La trayectoria profesional de un coordinador de eventos no es tan larga como la de otros profesionales del sector de hostelería. 

Tras trabajar como coordinador de eventos durante unos años habrás demostrado tu capacidad para organizar grandes reuniones y celebraciones. Esto te permitirá acceder al puesto de director de eventos. Este puesto de mayor nivel conlleva sus propias responsabilidades que requieren de una mayor experiencia y más mano izquierda. 

Tras haber obtenido experiencia trabajando por cuenta ajena, también podrás plantearte la opción de crear tu propio negocio para que las empresas te contraten cuando quieran celebrar algún evento.

¿Qué formación o experiencia se requieren para ser organizador de eventos?

Para trabajar como organizador de eventos se requiere una combinación adecuada de personalidad y conocimientos empresariales. Por esta razón, muchas empresas exigen un título en gestión hotelera, empresariales o marketing para acceder a este puesto. Una formación en comunicación o RR.PP. también puede ser útil. 

En cuanto a la experiencia, es posible comenzar como becario o coordinador adjunto para adquirir experiencia. Podrás conocer el mundo de la planificación de eventos y ver cómo se desenvuelve alguien con más experiencia. Tras un año en un puesto de categoría inferior, estarás preparado para empezar a coordinar eventos por tu cuenta. 

Asimismo, trabajar de voluntario en un evento que te apasione o al que hayas acudido en el pasado puede ser una gran forma de adquirir experiencia antes de buscar tu primer trabajo en este campo. 

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